程序员，如何避免无效会议？

| 2022-02-17

图0: undefined程序员，如何避免无效会议？

为什么不得不进行会议

在一两年之前，我是十分讨厌开会的。我觉得开会所消耗的时间无法与得到的成果成为正比。但是随着工作时间的增长，我逐渐理解到了会议的必要性（尽管很多会议的必要性仍然有待商榷）。以下我列举出几个例子：

问题统一处理：由于会议通常是由复数人员参加，所以通常可以将涉及到复数人员的问题在统一时间处理，从而提高处理效率。
问题升级仲裁：当你发现所遇到的问题级别已经超出你当前的决策范围时，就需要将问题升级。而该问题升级后将由上一级的委员会在会议中决策进行。
高效沟通：由于通讯工具本身具有接收不确定性与响应时间等问题，所以当需要团队内以低延迟的方式进行高速沟通时可以通过会议来进行，这样能有效避免其他事情的打断。

当然开会的理由千千万，但是相对来说，我将开会的理由抽象如下：

我们需要一个团体，进行连续的的广播式意见交换，已确认某些观点的一致。

所以，当我们需要确认某些观点的时候，需要用会议的形式举行。当然，这个会议其实是抽象的，举个例子的话：当我们在聊天群内投票来确认晚饭吃什么的这件事，本身也是一场“线上会议”，因为你需要持续的投入关注度。只不过我们往往会衡量会议的形式，然后倾向于满足需求且消耗精力更少的那种方式。

什么样的会是有意义的

开会的目的是为了确认主题。不论是为了确认意见、确认工作内容还是为了确认问题，总的来说都是为了确认某种事物。除了确认这个本质之外的目的，其他的都是开会的过程或者说手段，例如：头脑风暴、轮流发言、投票表决、线上远程。我认为：

能够有效率地确认主题的会议是有意义的。

我们很容易在开会的过程里，跟随着当时正在讨论的内容展开讨论，这种情况可能是因为突发的灵感、涉及到团队利益或者是高涨的求知欲。但一旦讨论内容开始脱离“确认目标”的范围，那么就很难对“确认目标”做出贡献，自然而然的也就会降低会议的效率，那么这个过程就变成了无效过程。

所以为了提高会议的最终质量、整体会议的效率，让会议变得更有意义，我们就要注意在会议的过程中一直围绕着最终目标来展开，避免陷入到无效过程的陷阱中。

如何开好一个会

我们的目标是最有效率地完成会议的目标，也就是对预期结论的确认。所以一个好的会议就是要围绕着这个主旨来推进的。

下面我们来以时间来划分，整理一下常见的注意点，以及结合我自身的经验阐述一下原因。

会前准备

会前主要是确认会议的三个维度：何时、何地、何事。而这三个主要内容应该由会议发起人主要负责。

所以，会前准备是为了将会议占据大家的时间，转换为占用会议负责人个人的时间，但同时会议负责人的素质高低将直接影响到会议的质量。

何时

会议需要确认会议展开的时间，这是毋庸置疑的。但是这一点引申出来的问题主要有几种情况。

会议中如果有平时占用时间较多的人员时（领导或者团队主面试官）要有限确保该人员时间。
如果会议人员很多的时候，需要评估一下会议的性质，是否真的需要所有人员参与。
如果是例会形式的话可以通过默认预定的时间来约束。

确认会议的时间主要是为了避免产生邻近会议的时候而人员才发现不满足会议召开条件。

何地

对于一些公司来说进行会议是需要预约会议室的。同时随着疫情以及、在线办公形式的普及，则可以根据需要采取线上办公与部分人员在线旁听的方式举行。其中主要是为了吹一波线上会议，现在在公司内部即便有时候大家都在公司有时候也会采取线上会议的形式进行。原因是减少了人员聚集以及解散的时间。

何事

需要有会议发起人确认会议主题、整体会议议程、会议参考材料。并在会议开始前分发给大家。

其中，会议主题将约束后续会议的讨论范围；会议议程将决定会议举行的形式；会议的目的在于让大家提前熟悉会议中讨论内容，以便提高会议效率与会议质量。

会重新推进

会中推进是指的实际会议进行的阶段。这部分最困难的是对会议过程的把控，因为为了会议内容得到充分的讨论，所以围绕主题的内容展开是必要的，但当问题讨论继续深入的时候需要则很容易脱离主题。所以优秀的会议负责人需要对会议进度有合理的把控，尽管不一定那么全面，但是可以参考一下内容。

会议录制完成

除非会议内容存在部分敏感性内容，否则十分建议对会议全程进行录制。如果是使用飞书、钉钉这种办公软件，则可以直接使用开一个线上会议，然后在会议结束后进行结束录制。

会议录制的好处在于，对于会议内容进行复盘、再次确认的时候，可以用已有内容进行确认，而不用再次地进行确认。从而做到同一个问题不讨论两次。而会议录制对于评审性质的会议尤为重要。

确定会议记录人员

不同于会议录制对会议流程的全面记录，会议录制人员将追踪会议的讨论内容，确定：

重点讨论内容
议程结论
待办事项的责任人结束时间

会议记录人员的作用是在不间断会议讨论的同时，在会议结束后直接输出会议内容，后续执行内容，便于落实内容的快速展开以及落实内容的跟进。

主题控制

如果发言内容直接围绕会议议程与主题的，则是必要的讨论，但如果是已经是过于发散的内容，则应该立刻进行制止，但可以根据问题的重要程度确认是否需要成为后续代办确认事项。

判断问题是否发散，可以从两个方面上去判断：

发散层级
单个话题讨论时间

如果对发散内容的发散讨论，超过 2 层，则一般关联性不大。而如果一个问题已经讨论 5 分钟了，则需要判断是否能够在本次会议中得到结论，如果不能则也建议停止讨论。

时长控制

会议的讨论是需要较高强度的脑力活动的，所以如果会议长时间的进行则不利于提高会议的效果。一个会议时间建议 45-1h，如果判断可以拆分成上下两场，则可以进行 5-10 分钟的会议中休息，以便会议注意力。

会后总结

会议后的总结往往是判断会议有效性的关键。如果是方案确立类型的会议，讨论过后没有执行，那么整个会议就没有任何意义。针对会后内容可以注意以下几点：

会议记录发送确认

在会议结束后将会议的主要记录分发到群内，或者分发给与会人员，作为后续的行动支撑。

待办事项跟踪

对于会议中结论性的内容需要，如果存在后续确认、执行、输出的内容都应该有对应的截止时间。而要确保在截止内完成。举例而言，一般对于需求预审会议的结论是为了支撑需求外审会议的，而需求外审会议的结论是为了支撑实际功能开发的。如果结论中的待办没有有效地执行，则会议也会变得没有意义，因为无法对后续依赖会议结论的流程进行有效支撑。

内容留档

对于会议内容与结论，需要进行内容留档。必要的话可以组建案例库。避免同样的问题在不同环境下被反复进行讨论，而同样条件的问题也可以参考过往的讨论内容。但是注意的是，内容留档最好配合上会议录制。原因是人的记忆有限，如果仅根据会议议程与会议结论评估的话，很可能会在一段时间之后产生歧义，这时候就可以跟就会议原有内容进行回溯。